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Worauf es beim Business Case für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ankommt

By 12 December, 2023May 21st, 2024No Comments

Worauf es beim Business Case für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ankommt

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ist in vielen Unternehmen zu einem wichtigen Bestandteil der digitalen Transformation von Prozessen geworden. Eine entscheidende Frage, die Sie sich stellen sollten, wenn Sie eine solche Technologie in Betracht ziehen, ist, wie Ihr Unternehmen davon profitiert.

Worauf es beim Business Case für Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) ankommt

Geschrieben von Dr. Damian Kedziora 8. April 2021

Wenn RPA um die Komponenten der künstlichen Intelligenz wie maschinelles Lernen (ML), optische Erkennung (OCR) und Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) erweitert wird, avanciert sie in vielen Anwendungsfällen zur intelligenten Automatisierung (IA).

Und natürlich wird ihr Erfolg immer von einem ordnungsgemäß ausgearbeiteten Business Case angetrieben, verstanden als “die geschäftliche Rechtfertigung zur Durchführung einer Aktivität, die typischerweise Kosten, Nutzen, Risiken und Zeitrahmen enthält, anhand derer die kontinuierliche Durchführbarkeit geprüft wird”.

Zeit und Kosten im Griff haben

In diesem Artikel wollen wir versuchen, den Business Case aus der Perspektive des Prince2 Agile-Ansatzes namens “Fix & Flex” zu betrachten. Er identifiziert sechs Projektaspekte, die kontrolliert und gesteuert werden müssen:

  1. Zeit;
  2. Kosten;
  3. Nutzen;
  4. Risiko;
  5. Qualität (Kriterien);
  6. Umfang.

Diese sechs Aspekte fallen unter drei Toleranztypen:

  1. Flex, mit einer hohen Abweichungstoleranz;
  2. Kann flexibel sein, mit einer gewissen Abweichungstoleranz;
  3. Fix, wobei keine Abweichung erlaubt ist.

Schauen wir uns nun die einzelnen Aspekte genauer an:

  1. Zeit (fix)

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist stark auf die Toleranz dieses Aspekts ausgerichtet, da die Roboter in der Lage sind, Aufgaben schneller als Menschen auszuführen. Außerdem sind ihre Verarbeitungseffizienz und Durchlaufzeiten in der Regel kürzer, viel leichter vorhersehbar und stabiler (die Ausführung der gleichen Aufgabe dauert immer gleich lang und bringt bestimmte) Ergebnisse, basierend auf einer Eingabequalität.

  1. Kosten (fix)

Die Senkung der Investitions- und Betriebskosten (Capex und Opex) ist eine der wichtigsten Aspekte für den Übergang zur Automatisierung. Dennoch ist die Berechnung und der Nachweis der Total Cost of Ownership (TCO) des Center of Excellence (CoE) oft eine größere Herausforderung.

Wenn es um Capex geht, werden sich die Kosten für menschliche Arbeitskräfte in der betrieblichen Leistungserbringung reduzieren (Prozessexperten geben einen Teil ihrer Bearbeitungszeit frei), im Gegensatz zu den neu auftauchenden Kosten für die Arbeitszeit der Ingenieure für Entwicklungs- und Wartungstätigkeiten, die tendenziell steigen (trotz ausgelagerter/Cloud-Automatisierungslösungen, bei denen im Rahmen der Auslagerung ein spezialisierter externer Partner diese Funktionen vollständig übernimmt).

Es ist daher wichtig, diese beiden Entwicklungen bei den Vollzeitäquivalentkosten (FTE) auszugleichen. Was Opex betrifft, so ersetzen die Lizenzen für Roboter und Infrastruktur oft die Kosten für Lizenzen und Infrastruktur, die von Mitarbeitern bisher genutzt wurden, mit dem wichtigen Unterschied, dass Software Roboter in der Lage sind, rund um die Uhr ohne Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Meetings, Schulungen, Pausen usw.) zu arbeiten, was zu weiteren mitunter erheblichen Kostenreduzierungen führt.

  1. Nutzen (kann variieren)

Es gibt mehrere Arten von Vorteilen, die RPA einer Organisation bringt. An der Spitze steht immer die Grundüberzeugung, dass die Arbeitskräfte eines nachhaltigen aufgestellten Unternehmens sinnvoll eingesetzt werden sollten, um wertschöpfende Aufgaben zu erfüllen.

Die Gewinnung und Weiterentwicklung der besten Talente, die das Wachstum der Organisation aufbauen und vorantreiben sollen, ist nur möglich, wenn die Mitarbeiter davon befreit werden, sich mit einer Arbeit zu beschäftigen, die weder für ihre eigene Entwicklung noch für die des Unternehmens als Ganzes einen Wert darstellt.

  1. Risiken (kann variieren)

Das RPA Risikomanagement ist ein umfangreicheres Thema und wir möchten die Best Practice Erfahrungen von NORIAN in unserem “RPA Risks Guide” vorstellen, den Sie über das nachstehende Download Feld erhalten können. In diesem Leitfaden gehen wir auf die Risiken ein, die in vier Kategorien unterteilt sind:

  • Strategie;
  • Technologie;
  • Prozesse;
  • Menschen.
  1. Qualität (flexibel)

Die Schaffung von Kundennutzen durch Robotergesteuerte Prozessautomatisierung ist nur in einem Umfeld von gegenseitigem Vertrauen und der Offenheit für Veränderungen möglich. Die Qualitätsverbesserung durch RPA zeigt sich oft in der geringeren Fehlerquote, insbesondere bei stupiden, sich wiederholenden Aufgaben, bei denen Menschen dazu neigen, Fehler zu machen, wenn sie diese lange Zeit ausführen. Außerdem ist das automatisierte Berichtswesen oft transparenter, da leicht nachvollziehbar.

  1. Umfang (flexibel)

Der Umfang von Automatisierungen ist leicht zu kontrollieren und zu steuern, zumal es keine (menschlichen) Fluktuationen gibt, weniger Schwankungsanfälligkeit (Auf und Ab’s in den Transaktionen, besonders wichtig in Zeiten der Covid-19 Pandemie), keine emotional begründeten (personellen) Leistungsschwächen, keine Aufwände für die Mitarbeiterentwicklung, keine Konkurrenz oder Konflikte zwischen Teammitgliedern und ein vereinfachtes Steuerungs-Modell – besonders bei der Auslagerung der Automatisierung an einen spezialisierten Partner.

Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Kommentare zum obigen Themenkomplex über das Kontaktformular und unsere sozialen Medien mit; wir freuen uns darauf, uns hierüber mit Ihnen auszutauschen und im Dialog zu sein!

Geschrieben von: Dr. Damian Kedziora

Damian Kedziora hat an der Technischen Universität Lappeenranta in Finnland im Bereich Wirtschaftsingenieurwissenschaften promoviert. In den letzten 8 Jahren seines beruflichen Werdegangs war er in großen Unternehmen mit digitalen Transformationen beschäftigt. Er arbeitet in unserem Büro in Helsinki als IA Service Manager, wo er sich auf den Vertrieb und das Projetmanagement zur Implementierung von NORIAN Software Robotern mit intelligenten Komponenten für unsere Kunden konzentriert.

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