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Prozessierung von Lieferantenrechnungen – ein optimierter Prozess spart Zeit und Geld

By 12 December, 2023May 21st, 2024No Comments

Prozessierung von Lieferantenrechnungen – ein optimierter Prozess spart Zeit und Geld

Gehören Sie zu denjenigen, die der Meinung sind, dass der Verwaltungsaufwand im Unternehmen auf ein Minimum reduziert werden sollte und dass Sie Ihre Zeit lieber für wertschöpfende Aufgaben in Ihrem Kerngeschäft verwenden sollten?

Prozessierung von Lieferantenrechnungen – ein optimierter Prozess spart Zeit und Geld

Geschrieben von Jessica Lindgren 4. Februar 2022

Stellen Sie sich vor, Sie müssten keine Zeit mit der Überprüfung und Freigabe von Lieferantenrechnungen verbringen und könnten sich stattdessen auf einen automatisierten Prozess verlassen, der ohne manuelle Eingriffe gewährleistet ist: Wenn Sie den Vorgang mit dem Einkauf zum Zeitpunkt der Bestellung freigeben und abschließen könnten, müssten Sie sich nicht mit der Bearbeitung der Lieferantenrechnung befassen, da das im Einsatz befindliche intelligente Rechnungsprüfungs- und Genehmigungssystem die Bestellung, die erhaltene Lieferung und die vereinbarten Preise direkt überprüft. Wäre es nicht toll, wenn Sie und Ihre Kollegen im Unternehmen mehr Zeit für die Kundenbetreuung und die Entwicklung Ihres Unternehmens aufwenden könnten?

Hört sich das wie eine Phantasie-Vorstellung an?

Nein, das ist in vielen Firmen bereits Realität, aber der Ablauf hängt natürlich von dem von Ihnen verwendeten System ab.

Dieses hat Einfluss darauf, wie und bis zu welchem Grad die Prozesse optimiert werden können. Die meisten dieser Systeme verfügen heutzutage über eine Vielzahl von interessanten und hilfreichen Funktionen, aber ich und meine Kollegen stellen in unserem täglichen Kontakt mit Kunden fest, dass diese von den Unternehmen leider nicht immer genutzt werden.

Der Grund dafür kann Unwissenheit, Zurückhaltung und vielleicht sogar Angst sein, etwas neues auszuprobieren. Die Sorge, dass man sich bei der verstärkten Nutzung von Systemen irgendwann selbst überflüssig macht, spielt natürlich auch eine Rolle. Ein weiterer Faktor kann Zeitmangel sein, der sowohl die Möglichkeiten limitiert, mit dem System und seinen vielfältigen Möglichkeiten vertraut zu werden, als auch auf die Umsetzung der neuen Lösungen in der Praxis.

Es ist allgemein bekannt, dass die interne Administration im Unternehmen möglichst wenige Kosten verursachen sollte. Um das zu erreichen, müssen die entsprechenden Prozesse so optimiert werden, dass sie so kosteneffizient wie möglich sind. Es ist nicht verwunderlich, dass die Prozessierung von Lieferantenrechnungen oft ein Thema im Unternehmen ist, da es sich um einen Prozess handelt, der im schlechten Fall sehr zeitaufwändig und damit kostspielig sein kann. Es ist aber auch eine Tätigkeit, welche zu Konflikten bei der Priorisierung von anderen Aufgaben führen kann, da hierdurch weniger Zeit für das eigentliche Kerngeschäft im Unternehmen verbleibt.

Wie kann der Kreditoren-Prozess optimiert werden?

Im Mittelpunkt sollten die richtigen Systeme und die Eliminierung aller manuellen Arbeiten stehen. Wenn Sie immer noch Rechnungen in Papierform erhalten, sollten Sie sich so schnell wie möglich mit Ihren Lieferanten in Verbindung setzen, um sie auf elektronische Form umzustellen und so die manuelle Bearbeitung zu reduzieren. Manuelle Arbeit ist nicht nur zeitaufwändig, sondern erhöht auch das Fehlerrisiko.

Neben einem intelligenten Rechnungsprüfungs- und Genehmigungssystem und der Verringerung der Anzahl von Papierrechnungen ist es wichtig, von Beginn an den Prozess richtig aufzusetzen, das heißt mit dem richtigen Bestellverfahren. Verfügt Ihr Unternehmen über eine Einkaufspolitik, die einen Rahmen vorgibt, an den sich alle halten müssen? Wenn Sie nur wenige Lieferanten haben, die ein hohes Volumen aufweisen, erhöhen sich auch Ihre Chancen, gute Preise und Zahlungsbedingungen auszuhandeln. Außerdem verringert sich dadurch das Risiko, Opfer von potentiellen Betrugsfällen zu werden.

Mit klaren Einkaufsrichtlinien, einem Minimum an manueller Arbeit und intelligenten Systemen können Unternehmen die Prozessierung ihrer Lieferantenrechnungen erheblich optimieren. Aber das ist noch nicht alles: Nehmen Sie sich auch der Herausforderung an, den Zahlungsprozesses für Lieferantenrechnungen hinsichtlich möglichem Optimierungspotential zu untersuchen. Niemand möchte seine Lieferanten zu früh, aber natürlich auch nicht zu spät bezahlen, da dies zu Reklamationen und Verzugszinsen führen kann.

Wie stellen Sie sicher, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen? Auch die proaktive Arbeit zur Vermeidung von Mahnungen und im Falle von Abweichungen das Identifizieren von Rechnungsfreigebern, die manchmal mit ihrer Aufgabe in Verzug geraten, ist gut investierte Zeit. Neben einem aktuellen Cashflow ist auch ein gut funktionierender Zahlungsprozess für eine gute und sich entwickelnde Beziehung zu Ihren Lieferanten von Bedeutung.

Geschrieben von: Jessica Lindgren

Jessica Lindgren ist Country Managerin für NORIAN Schweden. Im Rahmen ihrer Tätigkeiten für OpusCapita, Coor, Addici und Manpower hat Jessica solide Erfahrungen im Bereich Rechnungswesen und Finanzen gesammelt, anhand dessen sie in allen Stationen erfolgreich Prozesse und Teams aufgebaut hat. In der überwiegenden Zeit ihres beruflichen Werdegangs hat sie Führungspositionen begleitet und sie ist eine Expertin wenn es darum geht, dass der Kunde an erster Stelle steht.

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