NORIAN News

„Unternehmen sollten sich von Papier und veralteten Digitalisierungsverfahren verabschieden und auf die neue Generation des Rechnungsempfangs umsteigen, für eine sicherere, schnellere und qualitativ hochwertigere Bearbeitung“, sagt Andreas Viljugrein, einer der Gründer von ECIT Digital AS.

Mit einem Hintergrund in der Produktentwicklung und als IT-Direktor hatte Andreas vor drei Jahren das Gefühl, dass es Zeit war, etwas Neues zu machen. Gemeinsam mit einem Team sehr erfahrener Mitarbeitenden gründete er ECIT Digital. Ziel war es, einen vollständig automatisierten Rechnungsempfang zu schaffen, inklusive nachgelagerter Verarbeitung und all die Dinge zu „reparieren“, die sie über die Jahre an anderen Systemen gestört hatten.

Heute arbeitet das Unternehmen mit bekannten Namen wie Logiq, Mercell und OpusCapita zusammen. ECIT Digital ist bereits Marktführer in der nordischen Region und hat Kunden auf der ganzen Welt. Gemeinsam mit unserem Partner OpusCapita bearbeiten wir die Lieferantenrechnungen von IKEA „weltweit“.

Die Zukunft ist schon da.

ECIT Digitals bahnbrechende KI-Lösung zur Bearbeitung eingehender Lieferantenrechnungen verbessert die Qualität und erhöht damit die Effizienz der Automatisierung. Das schaffe großen Mehrwert für unsere Kunden, sowohl in puncto Sicherheit als auch Zeit, so Andreas.

Unser Produkt eignet sich für Unternehmen mit einem Volumen von über 10.000 Lieferantenrechnungen pro Jahr, aber auch für Unternehmensgruppen, in denen jede Firma zwar nur wenige Rechnungen erhält, zusammen jedoch ein großes Gesamtvolumen haben.

Das System ist modern aufgebaut, skaliert sich selbst, lernt kontinuierlich: alles ist automatisiert!

Aktuell verarbeiten wir Rechnungen aus 87 verschiedenen Ländern und unterstützen die meisten Sprachen. Wir nutzen ein KI-Sprachmodul, das Sprachen „live“ übersetzt. Dank KI gibt es heute viel bessere Möglichkeiten zur Übersetzung als noch vor zehn Jahren.

Was sind Ihre Stärken?

An erster Stelle steht unsere Qualitätsgarantie. Wir versprechen unseren Kunden eine 99,8 % korrekte Verarbeitung und wir versprechen nie etwas, was wir nicht halten können.

Außerdem ist uns auch die Qualität in der Bearbeitungszeit wichtig, und das prüfen wir auch gemeinsam mit unseren Kunden. Wir möchten, dass unsere Kunden mit unserer Hilfe einen schnellen und hochwertigen Rechnungseingangsprozess haben.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit. In einer Welt mit zunehmender Cyberkriminalität legen wir bei ECIT Digital großen Wert darauf, dass das Material unserer Kunden in „sicheren Händen“ ist. Unter anderem zahlen wir jährlich hohe Summen an externe Unternehmen, um unser System auf Sicherheitslücken zu testen, um unsere Sicherheit kontinuierlich zu verbessern.

Dass wir das Thema Sicherheit so ernst nehmen und die Daten unserer Kunden sicher verwahren, ist einer der Hauptgründe für unser starkes Wachstum!

Entwicklungsarbeit

Wir investieren viel Zeit in die kontinuierliche Weiterentwicklung unseres Produkts und haben ein Team, das sich ausschließlich auf die Entwicklung konzentriert. Zusätzlich haben wir ein Team, das sich um die Benutzeroberfläche kümmert, also das, was auf dem Bildschirm sichtbar ist.

Um die Qualitätsgarantie und Sicherheit bieten zu können, ist es wichtig, dass wir ständig weiterentwickeln und automatisieren.

Der Grund, warum wir ECIT Digital überhaupt gegründet haben, war der Wunsch, etwas Besseres zu schaffen. Der Wille zur Weiterentwicklung und Verbesserung ist also zentral für ECIT Digital.

Was ist ein optimaler Prozess?

Ich bin der Meinung, dass der ideale Rechnungseingangsprozess so gestaltet sein sollte, dass man nur dann eingreifen muss, wenn ein Risiko besteht also z. B. bei möglichen Abweichungen. Dass eine Rechnung korrekt eingelesen wird, sollte selbstverständlich sein, man sollte keine Zeit mit manueller Prüfung verschwenden müssen.

Ich finde auch, dass kein Unternehmen Zeit darauf verwenden sollte, Rechnungen freizugeben, die regelmäßig gleich eintreffen und keinen zusätzlichen Nutzen für den Kunden bringen. Ein optimaler Prozess verschwendet keine Zeit dort, wo sie keinen Wert schafft. Zeit sollte auf das verwendet werden, was wirklich Mehrwert bringt!

Eine effektive Implementierung mit Fokus auf Verbesserung

Jedes Implementierungsprojekt beginnt mit einer Analyse des Kunden und seiner Prozesse und dauert in der Regel 1–2 Wochen. Diese Analyse wird von einem unserer erfahrenen Experten durchgeführt. Wir sehen uns den aktuellen Prozess an und überlegen, wie wir ihn verbessern können. Der Fokus liegt dabei auf dem Verständnis der Bedürfnisse des Kunden. Danach entwickelt unser Architekt zusammen mit dem Kunden die beste Lösung, passt den Prozess an und richtet alles optimal ein.

Wir gehen damit bewusst einen anderen Weg, denn wir investieren viel Zeit in die Anpassung unserer Lösung an die Kunden. Standardisierung ist gut, aber in unserer Welt geht es darum, sich so anzupassen, dass der gesamte Prozess des Kunden optimal läuft, sagt Andreas.

ECIT Digital in fünf Jahren

Wir haben nur drei Jahre gebraucht, um einer der größten Anbieter in den nordischen Ländern zu werden und jetzt machen wir den nächsten Schritt Richtung Europa. In fünf Jahren erwarten wir, zu den führenden Anbietern Europas für KI-gestützte Dokumentenverarbeitung zu gehören.