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Die häufigsten Fehler beim Outsourcing von Finanz- und Rechnungswesen Prozessen

By 14 December, 2023May 21st, 2024No Comments

Die häufigsten Fehler beim Outsourcing von Finanz- und Rechnungswesen Prozessen

Weniger Kosten, erhöhte Automatisierung, bessere Systeme und intelligentere Prozesse – Ihre Motive für das Outsourcing Ihrer Finanz- und Rechnungswesen Prozesse können vielfältig sein. Gleichzeitig muss ein CFO aber vorsichtig sein, wenn er zu viel in zu kurzer Zeit möchte. Schauen wir uns einige häufige Fehler in einem solchen Auslagerungsprozess an.

Die häufigsten Fehler beim Outsourcing von Finanz- und Rechnungswesen Prozessen

Geschrieben von Jessica Lindgren 8. Juli 2020

Unabhängig davon, welche Verbesserungen Sie durch Outsourcing erzielen möchten, liegt mehr als die Hälfte der Arbeit in der richtigen Vorbereitung. Die Wahl des Outsourcing Partners steht natürlich ganz oben auf der Liste, aber hier können Sie Fehler machen, indem Sie ausschließlich dort beginnen. Der Prozess beginnt bereits vorher intern mit gründlichen Hausaufgaben.

Der erste Punkt ist, die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens aktuell wie auch in der Zukunft zu klären. Wird das Outsourcing der Rechnungswesen Prozesse dazu beitragen, diese Anforderungen zu erfüllen, oder kann es neue Herausforderungen schaffen? Und entspricht die Bereitstellung der entsprechenden Dienstleistungen durch den Outsourcing Partner den Zielen und Visionen des Unternehmens?

Wenn unklare Themen und Fragestellungen nicht vorher geklärt werden, sondern nur während der laufenden Prozesse auftreten und dann ad hoc gelöst werden müssen, können dadurch bedingt Probleme, interne Störungen wie auch Verzögerungen auftreten – und dies verursacht schnell zusätzliche Kosten.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Unternehmen, die auf eine gründliche Vorbereitung Wert legen, eine bessere Ausgangssituation für ein erfolgreiches Outsourcing haben.

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Was ist von Ihnen im Rahmen der Auslagerung von Rechnungswesen- und Personalabrechnungsfunktionen zu beachten?

Organisation und technologien

Wenn solche Rahmenbedingungen geklärt sind, müssen Sie immer noch vorsichtig sein, um nicht zu stark auf’s Gaspedal zu treten. Es kann verlockend sein, weitere Verbesserungen in anderen (Rand)Bereichen vorzunehmen, sobald Sie eine Reorganisation beginnen. Beispielsweise müssen möglicherweise IT-Systeme ersetzt werden, die während der Prozesse mit dem neuen Outsourcing Partner besser aufgebaut werden.

Es ist leicht, zu viel auf einmal tun zu wollen, und eine umfassende Umstrukturierung der Organisation in Verbindung mit dem Austausch von Systemen und Applikationen erhöht das Risiko in allen Projekten. Wir sehen oft, dass es sich lohnt, an einigen Stellen zu verlangsamen und die notwendigen technologischen Verbesserungen vorzunehmen.

Dennoch müssen Sie die IT-Abteilung von den ersten Vorbereitungen an vollständig mit einbeziehen. Andernfalls können praktische Hindernisse auftreten, z. B. dass der neue Outsourcing Partner nicht auf die Systeme für den Rechnungswesen Bereich zugreifen kann, wenn Aufgaben übertragen werden sollen.

Zu viele dinge zur seite legen

Ein häufiger Fehler besteht darin, vieles zur Seite zu legen und das Projekt dem Outsourcing Partner zu überlassen, sobald die vertragliche Vereinbarung unterzeichnet ist. In der Realität müssen sich beide Parteien bemühen, ihre Ziele zu erreichen. Unter anderem geht es darum, Schlüsselpersonen Zeit zu geben, um Aufgaben an den Outsourcing Partner zu übertragen. Ein solcher Prozess erfordert häufige Kommunikation, um am Ende erfolgreich zu sein.

Ein hilfreicher Ansatz besteht darin, bestimmte Schlüsselpersonen im Unternehmen zu nominieren, die während des Projektzeitraums mit dem Partner intensiv zusammenarbeiten sollen. Unklare oder zu wenig Kommunikation kann dazu führen, dass Schlüsselpersonen während des Prozesses sich zurückziehen und das Unternehmen wertvolles Wissen verliert. Dies schafft unnötige Qualitätsherausforderungen und trägt zu einem schlechten Start in die Zusammenarbeit bei.

Haben Sie das auch schon gelesen? Welche Unternehmen lagern Dienstleistungen im Finanz- und Rechnungswesen aus?

Der faktor mensch

Es ist leicht zu unterschätzen, wie sich Änderungen in der Organisation auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ihre Anpassungsfähigkeit auswirken. Hier besteht das Risiko, dass es dem Management nicht gelingt, die neuen Aufgaben des Outsourcings intern zu “verkaufen”. Einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben möglicherweise Probleme, ihre alten Aufgaben und Prozesse los zu lassen. Im schlimmsten Fall wird die Zielsetzung der neuen Arbeitsabläufe nicht erreicht, und die Mitarbeiter arbeiten weiter wie bisher.

Gewerkschaften können und sollten in solchen Prozessen eine fordernde Partei sein. Unterschätzen Sie nicht die Herausforderungen, denen Sie hier gegenüberstehen können. Verbringen Sie Zeit damit und zeigen Sie, dass sich das Management um ihre Situation kümmert, und geben Sie den Mitarbeitern Raum, sich an den neuen Alltag anzupassen.

Einsparungen

Sehen Sie Outsourcing als einen schnellen Weg, um Geld zu sparen? Dann riskieren Sie, eine Reihe von Effekten zu verpassen, die sich im Laufe der Zeit nur in einer langfristigen Partnerschaft mit einem Outsourcing Partner ergeben. Wir reden dabei über

  • intelligentere Arbeitsprozesse,
  • Automatisierung und Einsatz von Software-Robotern,
  • bessere Qualität und reduzierte Risiken.

Lesen Sie hierzu auch: Welche Kosteneinsparungen kann ich durch die Auslagerung des Finanz- und Rechnungswesens erzielen?

Starke kontrolle

Übermäßige Anforderungen und das Management des Outsourcing Partners können die Fähigkeit zur Entwicklung und Verbesserung von Prozessen beeinträchtigen.

Es ist eine ungewohnte Situation, gegenüber einem neuen Outsourcing Partner von der Rolle des Auftraggebers in die eines „Antragstellers“ zu wechseln, aber Sie müssen dem Outsourcing Partner auch die Möglichkeit eröffnen, dass er Ihnen seine Erfahrungen und sein Fachwissen anbietet.

Kulturelle unterschiede

Der Zweck des Outsourcings besteht normalerweise darin, Kosten zu senken, die Qualität zu steigern und an der Automatisierung von Prozessen zu partizipieren. Dies bedeutet normalerweise, dass Sie sich dafür entscheiden, Prozesse ganz oder teilweise in ein Land außerhalb Deutschlands auszulagern. Dabei können auch einige kulturelle Unterschiede transparent werden. Dies können sein die

  • Wahrnehmung der Führungsrolle/n,
  • die Akzeptanz der Organisationsstrukturen,
  • die Angst vor Fehlern,
  • Kommunikation in jeglicher Hinsicht sowie
  • kulturelle Unterschiede.

Vergessen Sie auch nicht, dass Sprachen ebenfalls Herausforderungen darstellen können. Bei der Auslagerung von Prozessen in sogenannte Offshoring Länder wie zum Beispiel Indien wird Englisch als Arbeitssprache verwendet. Beherrschen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die englischen Terminologien für buchhalterische Fachbegriffe, die im täglichen Dialog mit dem Outsourcing Partner erforderlich sind?

Zeitunterschiede können auch zu praktischen Herausforderungen werden. Je weiter der geographische Standort des Partners entfernt ist, desto größer ist der Zeitunterschied.

Solche Beziehungen können zu Irritationen und zu „Funkenflug“ zwischen Ihrem Unternehmen und dem Outsourcing Partner führen. Sie können Sprach- und Zeitunterschiede beseitigen, indem Sie einen Partner in der gleichen Zeitzone auswählen, der fließend Deutsch spricht. Und wenn sich der Outsourcing Partner an die Kultur und die Werte Ihres Unternehmens anpassen kann, ist es viel einfacher, sich auf die Aufgaben zu konzentrieren, die Sie gemeinsam lösen werden.

Zeit für eine gründliche planung vorsehen

In diesem Blog habe ich einige der Herausforderungen hervorgehoben, denen Sie beim Outsourcing von Finanz- und Rechnungswesen Prozessen gegenüberstehen können. Jetzt sollen Sie nicht entmutigt werden, sondern hinsichtlich. der Notwendigkeit einer gründlichen Planung sensibilisiert sein.

Als CFO suchen Sie nach Maßnahmen, mit denen Sie Kosten senken, die Qualität steigern und die Effizienz verbessern können. Mit dem richtigen Outsourcing Partner erzielen Sie solche Benefits – Sie müssen sich nur bewusst sein, dass dies Zeit und die richtigen Anstrengungen erfordert.

Geschrieben von: Jessica Lindgren

Jessica Lindgren ist Country Managerin für NORIAN Schweden. Im Rahmen ihrer Tätigkeiten für OpusCapita, Coor, Addici und Manpower hat Jessica solide Erfahrungen im Bereich Rechnungswesen und Finanzen gesammelt, anhand dessen sie in allen Stationen erfolgreich Prozesse und Teams aufgebaut hat. In der überwiegenden Zeit ihres beruflichen Werdegangs hat sie Führungspositionen begleitet und sie ist eine Expertin wenn es darum geht, dass der Kunde an erster Stelle steht.

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